Цель мероприятия

Какой бы очевидной не казалась вам цель проведения мероприятия, рекомендуем зафиксировать ее максимально четко. Ведь именно цель определяет выбор подходящего формата. Цель – это конечный результат, которого вы ходитe достичь. Например, собрать деньги на благотворительность или поддержать лояльность своих партнеров.

Исходя из поставленной цели, определитесь с форматом мероприятия –концепцией, визуальным образом, временем и продолжительностью события,составом и ролями в команде, целевой аудиторией.

Полезные ссылки:
Энциклопедия форматов мероприятий
Юрий Белановский: подавляющее большинство модных ныне панельных дискуссий – пустышки

Планирование мероприятия

Составьте план проведения мероприятия, в котором разделите весь процесс на задачи и подзадачи. Четко пропишите, какой участник команды за что отвечает. Сроки дедлайнов планируйте с запасом в несколько дней, чтобы не выпасть из графика в случае форс-мажора. Введите рейтинг критичности задач, чтобы понимать, какие из них обязательны, а какие могут быть отложены при возникновении накладок.

Рекомендуем сделать документ с планом доступным для совместной работы всей команды. Онлайн-сервисы в помощь:

Google Таблицы – простой и надежный способ работать вместе и всё держать под контролем;
Asana– менеджер задач для масштабных проектов;
Trello– удобный планировщик для проектов с небольшим количеством задач.

Бюджет мероприятия

Составляя смету мероприятия, не забудьте про необходимость создания резерва денежных средств на случай форс-мажора.

За основу при планировании бюджета можно взять этот шаблон.

Атмосфера мероприятия

Приятная атмосфера надолго останется в памяти ваших гостей, поэтому стоит уделить ей особое внимание. Продумайте все детали. Для достижения максимального эффекта задействуйте все 5 органов чувств - зрение, слух, осязание, обоняние и вкус. Позаботьтесь о сервисе, приветливом отношении команды проекта и нацеленности на решение любых проблем, с которыми к вам могут обратиться участники, спикеры или партнеры мероприятия.

Полезная ссылка: Как создать вау-эффект от вашего мероприятия?

Площадка для мероприятия

Лично проведите тщательный аудит места. Проверьте исправность системы кондиционирования, состояние туалетных комнат, ширину дверных проемов. Это позволит избежать неожиданностей в процессе самого мероприятия. А для максимальной уверенности и на случай непредвиденных обстоятельств предусмотрите локацию на замену.

Полезная ссылка: 10 критериев выбора площадки для мероприятия

Роли в команде

Определите зоны ответственности каждого участника команды не только в процессе подготовки к мероприятию, но и во время его непосредственного проведения. Назначьте ответственного, который будет контролировать в ходе мероприятия зону регистрации и приема гостей, ответственного за взаимодействие со спикерами, за кейтеринг, технику. Оповестите всех членов команды о том, кто за что отвечает и к кому с какими вопросами можно обращаться.

Интересная статья: Братство кольца или Event-команда в роли любимых героев Толкиена

Продвижение мероприятия среди целевых аудиторий

Уделите особое внимание созданию качественного контента для продвижения вашего мероприятия, а также подбору каналов коммуникации. Критично подойдите к формированию пула информационных партнеров – выбирайте тех, которые работают именно с вашей целевой аудиторией.

Полезная ссылка: Продвижение мероприятий: советы и комментарии от экспертов-практиков

Спикеры

Спикеры – ваша ключевая ценность, ведь аудитория собирается именно для того, чтобы послушать их.

Хорошо продумайте состав спикеров и программу мероприятия, чтобы вашим гостям не пришлось сдерживать зевоту. Спикер должен быть не просто экспертом в своей сфере, но и отличным коммуникатором, умеющим выстроить интерактив с участниками.

Определите, какие требования вы предъявляете к спикеру. При необходимости подготовьте техническое задание. Это поможет вам определиться с кандидатурой, а спикеру лучше понять, каких результатов вы от него ждете.

Помните, что заботу нужно проявлять не только в отношении участников и партнеров. Спикеры также нуждаются в вашей поддержке и внимании, и взаимоотношения с ними оказывают ощутимое влияние на общий успех мероприятия.

Полезная ссылка: 10 признаков хорошего спикера для мероприятия

Проверка готовности к мероприятию

Проведите тотальный аудит за сутки до того, как стартует мероприятие, и повторно в день мероприятия. Проверьте, разосланы ли оповещения участникам с программой мероприятия и логистикой, готовы ли раздаточные материалы, готово ли помещение, распределены ли роли в команде, знают ли волонтеры о своих задачах и т.д. Составьте подробный чек-лист для проверки. Снабдите всех членов команды распечаткой с программой мероприятия и контактными телефонными номерами для связи друг с другом.

Пример чек-листа

Обратная связь

Разработайте форму для оценки мероприятия участниками. Пропишите в ней все значимые моменты. Попросите участников заполнить эту форму после мероприятия. Сделать это можно онлайн, разослав письмо со ссылкой на форму, или при помощи волонтеров в конце мероприятия (не забудьте распечатать достаточное количество анкет).

Полученная информация поможет вам объективно оценить результаты мероприятия, а также учесть возможные ошибки при планировании мероприятий в будущем.

Используйте Google Формы для сбора отзывов.