Хотите построить диалог
с большой аудиторией?

Команда профессиональных спикеров
для ваших мероприятий

Выбрать мероприятие
10
Составляющих успешного мероприятия
Как организовать мероприятие, чтобы оно оказалось по-настоящему интересным и эффективным? Уверены, этим вопросом задается каждый организатор. Мы обобщили главные моменты, на которые нужно обратить внимание как при подготовке к мероприятию, так и во время него.

Цель мероприятия

Какой бы очевидной не казалась вам цель проведения мероприятия, рекомендуем зафиксировать ее максимально четко. Ведь именно цель определяет выбор подходящего формата. Цель – это конечный результат, которого вы ходитe достичь. Например, собрать деньги на благотворительность или поддержать лояльность своих партнеров.

Исходя из поставленной цели, определитесь с форматом мероприятия –концепцией, визуальным образом, временем и продолжительностью события,составом и ролями в команде, целевой аудиторией.

Полезные ссылки:
Энциклопедия форматов мероприятий
Юрий Белановский: подавляющее большинство модных ныне панельных дискуссий – пустышки

Организация мероприятий – сложный процесс. Наша команда поможет вам с определением наиболее подходящей концепции и формата мероприятия. Передайте формирование содержательной части мероприятия в руки наших профессионалов и сосредоточьтесь на организационной составляющей подготовки.

Планирование мероприятия

Составьте план проведения мероприятия, в котором разделите весь процесс на задачи и подзадачи. Четко пропишите, какой участник команды за что отвечает. Сроки дедлайнов планируйте с запасом в несколько дней, чтобы не выпасть из графика в случае форс-мажора. Введите рейтинг критичности задач, чтобы понимать, какие из них обязательны, а какие могут быть отложены при возникновении накладок.

Рекомендуем сделать документ с планом доступным для совместной работы всей команды. Онлайн-сервисы в помощь:

Google Таблицы – простой и надежный способ работать вместе и всё держать под контролем;
Asana– менеджер задач для масштабных проектов;
Trello– удобный планировщик для проектов с небольшим количеством задач.

Мы готовы оказать вам консультационную поддержку при составлении
плана мероприятия.

Бюджет мероприятия

Составляя смету мероприятия, не забудьте про необходимость создания резерва денежных средств на случай форс-мажора.

За основу при планировании бюджета можно взять этот шаблон.

Атмосфера мероприятия

Приятная атмосфера надолго останется в памяти ваших гостей, поэтому стоит уделить ей особое внимание. Продумайте все детали. Для достижения максимального эффекта задействуйте все 5 органов чувств - зрение, слух, осязание, обоняние и вкус. Позаботьтесь о сервисе, приветливом отношении команды проекта и нацеленности на решение любых проблем, с которыми к вам могут обратиться участники, спикеры или партнеры мероприятия.

Полезная ссылка: Как создать вау-эффект от вашего мероприятия?

Площадка для мероприятия

Лично проведите тщательный аудит места. Проверьте исправность системы кондиционирования, состояние туалетных комнат, ширину дверных проемов. Это позволит избежать неожиданностей в процессе самого мероприятия. А для максимальной уверенности и на случай непредвиденных обстоятельств предусмотрите локацию на замену.

Полезная ссылка: 10 критериев выбора площадки для мероприятия

Роли в команде

Определите зоны ответственности каждого участника команды не только в процессе подготовки к мероприятию, но и во время его непосредственного проведения. Назначьте ответственного, который будет контролировать в ходе мероприятия зону регистрации и приема гостей, ответственного за взаимодействие со спикерами, за кейтеринг, технику. Оповестите всех членов команды о том, кто за что отвечает и к кому с какими вопросами можно обращаться.

Интересная статья: Братство кольца или Event-команда в роли любимых героев Толкиена

Продвижение мероприятия среди целевых аудиторий

Уделите особое внимание созданию качественного контента для продвижения вашего мероприятия, а также подбору каналов коммуникации. Критично подойдите к формированию пула информационных партнеров – выбирайте тех, которые работают именно с вашей целевой аудиторией.

Полезная ссылка: Продвижение мероприятий: советы и комментарии от экспертов-практиков

Если вам необходимо рассказать о мероприятии определенной аудитории и привлечь ее к участию, наша команда может разработать план продвижения, подготовить привлекательный контент и определить оптимальные рекламные каналы для вашего мероприятия.

Спикеры

Спикеры – ваша ключевая ценность, ведь аудитория собирается именно для того, чтобы послушать их.

Хорошо продумайте состав спикеров и программу мероприятия, чтобы вашим гостям не пришлось сдерживать зевоту. Спикер должен быть не просто экспертом в своей сфере, но и отличным коммуникатором, умеющим выстроить интерактив с участниками.

Определите, какие требования вы предъявляете к спикеру. При необходимости подготовьте техническое задание. Это поможет вам определиться с кандидатурой, а спикеру лучше понять, каких результатов вы от него ждете.

Помните, что заботу нужно проявлять не только в отношении участников и партнеров. Спикеры также нуждаются в вашей поддержке и внимании, и взаимоотношения с ними оказывают ощутимое влияние на общий успех мероприятия.

Полезная ссылка: 10 признаков хорошего спикера для мероприятия

Наше бюро готово сформировать эффективную команду спикеров специально под ваше мероприятие. Широкая база контактов позволяет нам привлечь экспертов любого уровня. Сформируйте ваши требования к выступающим, и мы подберем оптимальный пул спикеров, согласуем с ними темы и форматы выступлений.

Проверка готовности к мероприятию

Проведите тотальный аудит за сутки до того, как стартует мероприятие, и повторно в день мероприятия. Проверьте, разосланы ли оповещения участникам с программой мероприятия и логистикой, готовы ли раздаточные материалы, готово ли помещение, распределены ли роли в команде, знают ли волонтеры о своих задачах и т.д. Составьте подробный чек-лист для проверки. Снабдите всех членов команды распечаткой с программой мероприятия и контактными телефонными номерами для связи друг с другом.

Пример чек-листа

Обратная связь

Разработайте форму для оценки мероприятия участниками. Пропишите в ней все значимые моменты. Попросите участников заполнить эту форму после мероприятия. Сделать это можно онлайн, разослав письмо со ссылкой на форму, или при помощи волонтеров в конце мероприятия (не забудьте распечатать достаточное количество анкет).

Полученная информация поможет вам объективно оценить результаты мероприятия, а также учесть возможные ошибки при планировании мероприятий в будущем.

Используйте Google Формы для сбора отзывов.

Мы готовы помочь вам с подготовкой формы для обратной связи, сбором ответов онлайн и анализом
результатов.

Консультации

Вы можете прислать свои пожелания по мероприятию,
а мы составим программу с конкретными темами и спикерами.


Андрей Давидович

Андрей Давидович

Социальный предприниматель, эксперт в области информационной безопасности.

Совладелец консалтингового агентства, софтверной компании, издательского дома. 20-летний опыт в предпринимательстве и управлении проектами. Организатор всероссийского гражданского проекта IGrajdanin. Лауреат премии Общественной палаты РФ «Я — гражданин». Эксперт, ведущий и модератор социокультурных мероприятий, форумов, фестивалей федерального масштаба. В активе более 100 проведенных мероприятий.

Сферы компетенций: управление стартапами, антикризисный менеджмент, социальное предпринимательство, информационная безопасность, подготовка и модерирование форумов, дискуссий, круглых столов, мастер-классов.

Любая серьезная проблема общества решается только через инструмент дискуссий!
Написать эксперту
Ангелина Грохольская

Ангелина Грохольская

Социальный журналист с практическим опытом более 12 лет, сертифицированный эксперт в области благотворительности, автор документальных фильмов и репортажей.

Провела более 1000 интервью, в том числе с руководителями фондов, различных некоммерческих организаций, представителями бизнеса. Тренер по ораторскому мастерству, консультант по продвижению социальных проектов в информационной среде и самопродюсированию.

Сферы компетенций: подготовка руководителей НКО и бизнес-компаний к публичным выступлениям, анализ медиапланов, экспертиза проектов, модерирование круглых столов, пленарных дискуссий, ведение презентаций, церемоний открытия-закрытия форумов и т.д.

Быть услышанным — легко, главное научиться правильно говорить!
Написать эксперту
Алексей Арбузов

Алексей Арбузов

Ведущий тренингов, эксперт в сфере проектного подхода, лидерства и развития партнерских отношений.

Опыт в тренинговой сфере с 2000 года: провёл более 1000 тренингов и семинаров в большинстве регионов страны.

Сферы компетенций: анализ ситуации, экспертиза проектов, модерирование круглых столов и конференций, фасилитация рабочих групп и проектных команд.

Гнаться за сиюминутной выгодой бывает легко, но не практично, важно уметь видеть и использовать в своей работе то, что ведёт к достижению стратегических целей.
Написать эксперту
Татьяна Матюшина

Татьяна Матюшина

Бизнес-консультант, эксперт в сфере стратегического маркетинга, бренд-менеджмента.

20 лет практического опыта: 300 консалтинговых и исследовательских проектов, 400 семинаров. Сертифицированный международный бизнес-тренер.

Сферы компетенций: разработка стратегии маркетинга, стратегический брендинг, аудит маркетинга на предприятии, подготовка и модерирование стратегических сессий, подготовка, проведение и анализ внешних и внутренних фокус-групп.

Любая неразрешимая проблема в бизнесе на самом деле поддается анализу. Надо пробовать и делать.
Написать эксперту

Чем мы можем быть полезны


Бизнесу

Государственным
и общественным организациям

Стратегические
сессии

Мотивационные
тренинги

Мастер-классы, семинары

Модерирование экспертных круглых столов и фокус-групп

Фасилитация общественно-публичных мероприятий

Модерирование современных форматов дискуссий

Бизнесу





Отзывы


Выражаю благодарность Давидовичу А.Ф. за вклад в подготовку и проведение XIX Всемирного фестиваля молодежи и студентов 2017 года в г. Сочи.


В. Путин,
Президент Российской Федерации

Уважаемая Ангелина Марьяновна! Выражаю Вам искреннюю благодарность за участие в краевом форуме Пермского края «Молодежный форум. Пермский период». Мы высоко ценим Ваш вклад в работу форума. Ваше участие в мероприятии позволило провести его еа высоком уровне и сделать одним из ключевых мероприятий для молодежи Пермского края.


А.Ю. Клепиков,
Заместитель председателя Правительства Пермского края

Замечательный спикер. Зацепили реальные примеры на живых брендах. Очень подробные ответы и рекомендации. Понравились собственные идеи, появившиеся в голове относительно нашего бренда.


Е.В. Башкирова,
ЗАО «Обувная компания «Респект»

Благодаря Вашему вкладу в подготовку и реализацию форума более 3 500 представителей некоммерческих организаций, федеральной и региональной власти, бизнес-сообщества получили необходимые системные знания для дальнейшей эффективной работы.


А.В. Бречалов,
Глава Удмуртской Республики

Благодарность А.М. Грохольской за вклад в развитие Всероссийского конкурса «Моя страна — Моя Россия».


А.К. Исаев,
заместитель Председателя Государственной Думы

Трудно описать, что именно тебе пригодилось, но проходит 2-3 дня осмысления, и идеи просто начинают «взрывать твой мозг». Мне удалось сформулировать миссию нашего бренда, УТП и стратегию. Идея кажется простой, но очень сильной. Самое главное — это понравилось собственнику, и теперь нам предстоит грандиозная работа по наполнению идеи содержанием. И здесь тоже на помощь пришло пособие, которое осталось со мной после семинара. Очень интересная подача информации, комфортная атмосфера.


Н. Бирюкова,
совместное предприятие «БЕЛ-ПОЛЬ»,
г. Курск

Общественная палата Санкт-Петербурга благодарит Вас за участие в качестве модератора Пленарного заседания форума: «Общество. Культура. СМИ». Грамотно управляя ходом разговора, Вы раскрыли важные вопросы, существующие в области взаимодействия культуры и СМИ.


Н.В. Кукурузова,
Председатель Общественной палаты
Санкт-Петербурга

Когда мы начали активную фазу подготовки Российско-немецкого культурно-делового форума в Новосибирске, то Алексей Арбузов был одним из первых экспертов, которого мы пригласили в команду организаторов. Его высокий профессионализм в подготовке и проведении форума, подтверждают и спикеры секций и участники дискуссий, от которых мы получаем отзывы с самой высокой оценкой его работы.


К. Матис,
Директор филиала «Российской газеты»
по Западной Сибири